Es gibt zwei Arten von Unternehmen: Jene, die schon einmal mit einem Datenausfall konfrontiert waren, und jene, die dieser noch bevorsteht.
Zugegeben, diese Aussage ist nicht gerade aufmunternd für kleine und mittlere Unternehmen. Sie entspricht jedoch der Wahrheit. Der Umgang mit Datensicherung ist – gerade in kleinen Unternehmen – oftmals ein fahrlässiger. In diesem Artikel möchten wir Ihnen sämtliche Informationen mit an die Hand geben, um ihre Backup-Strategie möglichst lückenlos zu gestalten.
Das erwartet Sie in diesem Blogbeitrag:
Wir von ro-quadrat sind stets bemüht, Ihren Anforderungen rund um das Thema Backup gerecht zu werden. Sollten Sie Ihre Backup-Lösungen direkt einem Experten überlassen wollen, melden Sie sich noch heute. Hier geht es zum Kontakt.
1. Die Notwendigkeit von Backups
Wie einleitend erwähnt, ist kein Unternehmen sicher vor einem Datenverlust. Cyber-Attacken, Ausfall von Hardware, Diebstahl oder andere äußere Einflüsse: Die Liste potenzieller und realer Risiken von Datenverlust ist lang.
Ein Backup fungiert hier im Grunde wie eine Versicherung. Beim Abschluss von Versicherungen sind zwei Faktoren relevant:
Wie hoch ist der Schaden, der entsteht, wenn das potenzielle Risiko zu einem realen Schadensfall wird?
Wie hoch sind die Kosten, die mit der Versicherung verbunden sind, um dieses Risiko abzufangen?
Bezogen auf das Risiko steht fest, dass der Schaden, der durch einen Verlust von Daten entsteht, in jedem Fall enorm ist. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist dafür oftmals das Bewusstsein noch nicht geschärft. Die Versicherung in Form eines Backups ist hingegen bereits mit verhältnismäßig wenig Aufwand realisierbar.
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass in der heutigen Zeit kein Unternehmen einen Datenverlust – auch, wenn dieser nur temporär ist – unbeschadet überstehen wird. Ein Backup unterstützt Sie dabei, im Falle eines Datenverlustes auch ohne teure Exper:innen oder Erpressungsgelder wieder an Ihre Daten zu kommen. Je nach Unternehmensgröße, Geschäftsmodell und natürlich Datenmenge ist die Herangehensweise unterschiedlich und unterscheidet sich auch die Backup Lösung.
2. Unterschied Datensicherheit und Datensicherung
Bevor wir in die Praxis einsteigen, ist es wichtig vorab noch ein paar Begrifflichkeiten zu klären. Im Zusammenhang mit den Begriffen „Daten“ und „Sicherheit“ fallen oft verschiedene Bezeichnungen.
Sprechen wir von einem Backup, ist damit das englische Synonym für den deutschsprachigen Begriff Datensicherung gemeint. Hier sprechen wir von keinem Zustand, sondern dem fortlaufenden Prozess der Sicherung von Daten auf einem externen Medium wie beispielsweise der Cloud. Im Gegensatz dazu ist Datensicherheit ein Zustand, der besteht, wenn eine professionelle Datensicherung durchgeführt wird.
Im nächsten Schritt werden wir uns eine bewährte Backup-Strategie ansehen.
3. Die 3-2-1 Backup Strategie für mehr Sicherheit
Die 3-2-1 Strategie ist eine, der am weitest verbreitetsten Strategien zur Datensicherung – also dem Backup. Sehen wir uns zunächst an, was die Ziffern für eine Bedeutung haben:
Die „3“ steht für „Drei Kopien der Dateien anfertigen.“
Die „2“ steht für „Zwei verschiedene Speichermedien verwenden.“
Die „1“ bedeutet, dass „Ein Offsite Backup bzw. eine Sicherung außer Haus vorhanden sein soll.“
Zusammengefasst bedeutet das eine Erhöhung der Datensicherungen sowie eine gleichzeitige Diversifizierung der Orte, an denen die Datensicherung stattfindet.
So sieht die 3-2-1 Regel in der Praxis aus:
Stellen Sie zu jedem Zeitpunkt sicher, dass Ihre Daten in dreifacher Ausführung vorhanden sind. Gemeint sind damit die Originaldatei sowie zwei zusätzliche Sicherheitskopien.
Weiters stellen Sie sicher, dass Ihre Daten auf zwei verschiedenen Speichermedien gesichert werden. Das kann beispielsweise eine lokale Sicherung und eine Cloud Sicherung sein. Aber auch eine externe Festplatte bzw. andere externe Speichermedien kommen dafür infrage.
Um die 3-2-1 Regel vollständig anzuwenden, stellen Sie sicher, dass eine der Sicherheitskopien außer Haus gesichert wird. Dafür kommen insbesondere Cloud-Lösungen infrage. Hier unterstützen wir Sie von ro-quadrat als kompetenter Partner in Cloud-Lösungen jeglicher Art. Hier finden Sie weitere Informationen.
Die Vorteile der 3-2-1 Regel liegen auf der Hand. So sind Sie auch bei einem Ausfall des ersten Backup-Systems – je nach Ausprägung des Backup-Systems - immer noch vollständig handlungsfähig oder haben zumindest die wichtigsten Unternehmensdaten gesichert.
4. Verschiedene Backup Arten im Überblick
Nachdem wir uns nun eine Backup-Strategie im Detail angesehen haben, werfen wir nun einen Blick in die verschiedenen Backup-Arten. Sie können jede der nachstehend angeführten Backup-Arten mit der oben beschriebenen 3-2-1 Backup Strategie verbinden.
Folgende Backup-Arten finden bei ro-quadrat Anwendung:
Vollbackup
Inkrementelles Backup
Das Vollbackup umfasst – wie der Name schon sagt – ein Backup der gesamten Datensätze in Ihrem Unternehmen. Dies wird in der Regel an Zeiten durchgeführt, wo ohnehin wenig Daten im Unternehmen verarbeitet werden – also oftmals am Wochenende. Die Durchführung eines Vollbackups verlangsamt zwar unter Umständen den Up- oder Download von Daten, macht es aber nicht unmöglich währenddessen das operative Geschäft aufrecht zu halten. Dennoch empfiehlt es sich, ein Vollbackup an Tagen durchzuführen, an denen wenig Arbeitsleistung benötigt wird.
In der Regel wird ein Vollbackup einmal pro Woche, beispielsweise am Sonntag durchgeführt.
Um einen Datenverlust zwischen den einzelnen Vollbackups zu verhindern, empfiehlt es sich auf ein inkrementelles Backup zurückzugreifen.
Ein inkrementelles Backup bedeutet, dass in gewissen Abständen – oftmals täglich - ein Backup durchgeführt wird, welches bis zum letzten inkrementellen Backup zurückreicht. In unserem Beispiel wird ein Vollbackup am Sonntag durchgeführt. Ein inkrementelles Backup würde also sämtliche Daten zwischen dem letzten inkrementellen und dem aktuellen inkrementellen Backup sichern.
Dieses sieht in der Praxis folgendermaßen aus:
Sonntag: Vollbackup zur Sicherung sämtlicher Daten
Montag: Inkrementelles Backup zur Sicherung sämtlicher Daten zwischen Sonntag und Montag
Dienstag: Inkrementelles Backup zur Sicherung sämtlicher Daten zwischen Montag und Dienstag
Mittwoch: Inkrementelles Backup zur Sicherung sämtlicher Daten zwischen Dienstag und Mittwoch
Was bedeutet RPO (Recovery Point Objective)?
Das Recovery Point Objective, kurz RPO bezieht sich im allgemeinen auf die Datenmenge, die innerhalb eines für ein Unternehmen relevanten Zeitraums verloren gehen kann, bevor ein signifikanter Schaden entsteht. Dabei wird der Zeitraum zwischen dem Zeitpunkt des kritischen Ereignisses bis zum vorhergehenden Backup betrachtet.
Was bedeutet RPT (Recovery Point Time)?
Recovery Time Objective, kurz RTO bezieht sich oft auf die Menge an Zeit, die eine Anwendung, ein System und/oder ein Prozess ausfallen kann, ohne, dass ein signifikanter Schaden für das Unternehmen entsteht. RTO bezieht sich außerdem auf die Zeit, die für die Wiederherstellung der Anwendung und ihrer Daten benötigt wird.
5. So setzen Sie die nächsten Schritte in Ihrem Unternehmen
Sie sehen also: Backups sind eine unumgängliche Versicherung in jedem Unternehmen, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Als Backup-Strategie empfiehlt sich beispielsweise die 3-2-1 Strategie. Welche Backup-Art Sie verwenden, hängt wie beschrieben von mehreren Faktoren ab. In dieser Frage wenden Sie sich am besten an eine:n Expertin / Experten.
Zu guter Letzt sehen wir uns an, wie Sie in Ihrem Unternehmen nun die ersten Schritte in Richtung Umsetzung Ihres Backup-Plans setzen können:
Schritt 1: Analyse
Welche Systeme verwenden Sie?
Wo entstehen Daten in Ihrem Unternehmen?
Schritt 2: Prioritätenliste
Welche Daten haben die höchste Relevanz?
Welche Daten sind für den operativen Betrieb unbedingt notwendig?
Welche Daten müssen Sie unbedingt aufbewahren?
Schritt 3: Umsetzung
Welche Backup-Strategie kommt für Ihr Unternehmen infrage?
Auf welche Backup-Art werden Sie neben dem Vollbackup noch zurückgreifen?
Wie Sie sehen, ist Datensicherung kein Projekt, sondern ein Prozess. Dieser ist niemals zu Ende. Wir von ro-quadrat unterstützen Sie als kompetenter Partner bei der Planung und Umsetzung der Backup-Strategie Ihres Unternehmens.